BIS de Nantes : comment bien préparer sa participation

Les BIS – Biennales Internationales du Spectacle, c’est bientôt ! Il s’agit d’un des salons les plus importants en France pour les professionnels de la culture et du spectacle. Il se déroule tous les 2 ans en janvier à la Cité des Congrès de Nantes.

Comment bien préparer sa venue sur un tel événement, au vu de la densité du programme et de la multiplicité des participants ?

Vous trouverez dans cet article quelques conseils pour préparer efficacement votre participation aux BIS. Ce pense-bête est valable pour tout autre salon professionnel 😉

Réservez votre transport et votre hébergement à temps

 

Cela va de soi mais si vous n’êtes pas nantais ou des environs, pensez à réserver bien en amont votre billet de train ou d’avion ainsi que votre logement. En effet, le salon draine des milliers de visiteurs sur 2 jours et les hôtels ou bons plans pour se loger à proximité sont vite pris d’assaut. L’idéal est de faire toutes ses réservations dès le mois de septembre. Privilégiez les transports en commun et le covoiturage car les places de stationnement et les parkings autour de la Cité des Congrès sont payants…

Bon plan, vous pouvez profiter de 20% de réduction sur votre aller-retour en train ! Il suffit d’écrire au comité d’organisation des BIS qui vous enverra votre coupon de réduction SNCF par courrier.

Communiquez sur votre présence aux BIS

Quelque soit le cadre dans lequel vous venez aux BIS, il est important de bien informer votre réseau (actuel – potentiel -futur) que vous y participer. Quand bien même vous êtes étudiant ou pas encore inséré dans le monde professionnel, il y a forcément des personnes ou des structures à qui il peut être judicieux de faire part de votre présence. Pensez à vos loisirs, vos projets bénévoles, vos souhaits pour l’avenir…

Si vous êtes professionnel, utilisez votre base de contacts et vos outils de communication habituels pour annoncer votre venue : réseaux sociaux, newsletter, site web, mailling…

Élaborez votre planning en amont

Venir c’est bien, mais rencontrer des professionnels et participer à des ateliers, c’est mieux ! On a tous commencé par errer dans les allées de stands sans but précis et en se disant que ce serait bien d’aller parler à untel ou untel… mais untel est toujours occupé et faire le pied de grue pour trouver le bon moment pour l’aborder n’est pas très agréable. En réalité, il est plus efficace de caler des rendez-vous avec les personnes que vous souhaitez rencontrer. Parce que quand on passe son temps à attendre, on n’est pas disponible pour faire autre chose. En revanche, quand le programme est calé, on ne passe pas à côté de ce qu’on voulait faire et on se réserve des moments plus libres. Ces moments seront destinés aux imprévus, aux discussions informelles, aux visionnages de conférences, aux écoutes de concerts, etc.

  • Pensez également à réserver une place pour les ateliers auxquels vous souhaitez participer. Le nombre de places est limité et ils sont tous complets rapidement. Cette année, les inscriptions en ligne ouvrent le 15 janvier à 10h. Soyez dans les starting-blocks !

BIS atelier

Pour les grands débats il y a généralement toujours de la place, pour certains forums c’est un peu plus compliqué selon les sujets… Si vous tenez absolument à assister à certains temps forts, il est préférable de ne pas arriver à la dernière minute.

Préparez vos outils de communication

Un salon pro, on n’y va pas les mains dans les poches ! A minima, on apporte ses supports de communication. Et si on n’en n’a pas, on en profite pour en faire 😉 Les coûts sont peu onéreux avec les imprimeries en ligne et les délais d’impression sont rapides. Les outils peuvent prendre différentes formes, à vous de voir ce qui correspond le mieux à votre situation : une carte de visite, une plaquette de présentation de vos activités, un flyer avec vos actualités, votre dernière publication imprimée, un dossier artistique, une étude… Laisser un document derrière vous permet à vos interlocuteurs de garder une trace de votre activité avec vos coordonnées.

Et puisque vous allez transmettre vos coordonnées à de (très) nombreuses personnes, pensez à mettre à jour vos outils web. Cela évitera aux potentiels partenaires ou collaborateurs de découvrir un site dont la dernière actualisation remonte à 5 ans !

Si vous tenez un stand

BIS exposants

Cette année, vous avez décidé de réserver un stand aux BIS. Dans ce cas de figure, tous les conseils donnés dans cet article sont d’autant plus valables ! Réserver un stand a un certain coût, il faut donc optimiser votre venue. L’idée est que cet investissement porte ses fruits en vous aidant à développer votre activité et à donner de la visibilité à votre structure.

  • Rendez votre stand unique grâce à une déco personnalisée (tissus, guirlandes, petites lampes…)
  • Accrochez vos plus belles affiches sur les parois du fond qui sont les plus visibles
  • Affichez votre logo et la description de votre structure
  • N’oubliez pas le petit matériel type scotch, patafix, ciseaux, etc. (Attention, tout n’est pas autorisé pour l’accrochage)
  • Pensez à varier les types de supports (textes, vidéos, photos…)
  • Mettez des goodies à disposition (badges, stickers…)
  • Pour la convivialité et la gourmandise, proposez des petites spécialités de votre région
  • Déposez bien en vue une feuille pour recueillir les adresses mails des visiteurs
  • Gardez sous le coude un cahier pour avoir une trace de vos discussions, des rendez-vous effectués et des contacts pris (ce cahier est utile pour tous, même si vous n’avez pas de stand)

Dormez et buvez du café… beaucoup !

Préparer un salon professionnel c’est un peu comme préparer un marathon ! Ça s’anticipe, ça demande du temps, de l’endurance, de la volonté, et de l’investissement mental et physique. (Oh, j’exagère juste un peu !) Les deux jours de salon seront intensifs alors un conseil, arrivez en pleine forme… La soirée se terminera certainement par un spectacle ou par un apéro avec des collègues.

Et les “afters” ne sont pas à négliger 😉 Savez-vous que la plupart des projets voient le jour grâce à une rencontre au comptoir ou une discussion à la pause café ? (le thé est également autorisé)

Pensez à “l’après-salon”

Vous avez tout donné, vous êtes fatigué mais heureux ? Après 48h de rencontres professionnelles, de débats endiablés, d’échanges de bons procédés, vous rêvez de souffler…

Mais ce n’est pas fini ! Il reste quelques petites tâches à faire avant de retourner à vos moutons :

  • Prenez votre cahier de notes et surlignez ou recopiez dans vos outils habituels les actions à mettre en place et les documents à envoyer aux personnes concernées
  • Intégrez les contacts recueillis dans votre base de données
  • Envoyez un mail de remerciement à votre réseau en leur donnant rendez-vous sur votre prochain événement et en les informant de votre actualité

Vous êtes paré ?

 

 

Passionnée par le spectacle, je partage avec vous des actualités culturelles nantaises et des coups de cœur. N'hésitez pas à laisser un commentaire pour faire part de vos avis et bons plans !
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